用ScanSnap 一起數位化!!

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信件、型錄目錄、各式的專案相關文件資料和平常行政處理的各類文件…等。page1_read

不知不覺中,日常的生活就這樣淹沒在這些「紙張」裡。

這些雖然都是重要的紙張,但其實我們所需要的不過也只是紙張裡的內容,而不是真的是這些紙張。

因此,若將這些「內容」電子化做儲存管理,將不必要的紙張削滅,並且能夠自由彈性的應用並管理這些「內容資料」。

這一次,要分享的是~ 利用Scansnap 將文件數位化管理儲存的方法。

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『將文件掃描電子化儲存』~ 會覺得得麻煩的人或許可能也有。
不過,不論公司或個人會做「文件電子化儲存」不外乎就以下三種原因~
(1) 「資料」全部電子化處理後,紙張就可以丟棄不要了。
掃描完的紙本文件,若可以捨得全部丟棄,那麼辦公桌面或書架書櫃上就可以被整理的很乾淨。
(2)紙張經過擺放後會泛黃破損,以致於重要的資訊就這麼風化掉了!!
(3)電子化後的檔案,調閱找尋超EASY!!!
不用翻箱倒櫃,不用用力回想,不用問東問西,只要3,4個字,想要的檔案,直接叫出來!!

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這次就以富士通的「ScanSnap S1500」來作大量文件書籍的快速數位化以及數位化後文字辨識儲存,以利日後找尋的便利性。
所謂的文件型掃描器,就是指能夠短時間快速地數位化大量紙本文件轉為可再彈性應用的保存的電子格式案。

傳統的掃描器,掃描時一次只能放一張,掃完後再翻面繼續掃描下一張,然而,文件掃描器與傳統最大的差異是掃描時一次可以放多張紙,以S1500為例,一次可放50張紙,做連續自動的掃描,一分鐘20頁,一次進紙同時掃描正面和背面的影像,因為具備這樣的能力,因此對於處理大批文件最為適當。

而且,具備OCR文字辨識的能力,可在掃描的同時將電子檔案做OCR文字辨識,日後要找出檔案時,只要輸入內文的關鍵字,例如只要輸入「檔案活用」,所有文件裡只要內文含有「檔案活用」這四個字,就可以一下子被搜尋出來了。

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由於ScanSnap S1500為自動動紙掃描器,因此,為了要享受到文件掃描器帶來的快速與方便,裁書是一件必要的過程。
因此,將書本、雜誌、漫畫…等文件要數化位成電子檔之前,您需要將書本先裁開成為單張的紙張。

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由掃描→儲存PDF格式檔案→文字辨識→可尋的PDF格式檔top00027

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將一張一張的文件擺放在ScanSnap S1500的自動送紙槽,按下掃描後,S1500隨即自動且快速的執行掃描工作。
自動送紙器上文件快掃描完成時,可隨時再加紙。

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按下掃描按紐後,電腦右下方會出現掃描的即時瀏覽視窗,以確定掃描資料是否無誤。
掃描完成後隨即自動關閉。

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接著,會跳出ScanSnap的圖形式快捷,這時,選擇將檔案存放在ScanSnap Organizer裡。

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ScanSnap Organizer會跳出一視窗詢問,「是否確認PDF是否轉換之設定」,選擇「是」。

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儲存的設定以及路徑,可以從軟體的其他設定裡做更改。
如此,掃描完成的PDF檔案就會存放到您指定的路徑及資料夾裡。
預設是,「我的文件」裡的「My Scansnap」的資料夾。

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然後,檔案就會被存放在Organizer的軟體裡。
可縮圖預覽檔案,雙擊點開檔案後可選擇使用organizer自帶的VIEWER開啟或用Adobe Acrobat來開啟檔案。

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如同前面所說,將掃描後要將檔案存放到「ScanSnap Organizer」時,軟體會詢問你,是否需要做文字辨識將PDF檔轉為「可搜尋的PDF」格式,但其實,透過Organzier這個軟體,您可以更有彈性更有效率的在掃描完所有文件後,再做整批「轉換」喔!!
轉換成為可搜尋的PDF格式後,日後要搜尋這份文件,只要輸入內文裡的幾個字,檔案就可被找出來了!!
而且,透過Adobe軟體開啟檔案時,還可以直接把內文文字的形式複製出來,貼到word、郵件…..
不過,這個方式的文字辨識不是百分之百的精準,尤其當您的原稿狀況原本就不太好時,如大字小字混一起,直排橫排錯縱,甚至還有手寫文字,這樣的文字辨識出來的效果通常不太如人願,這時,就辛苦一點,手動設定關字吧!!

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在Organizer的軟體裡,先把要轉為可搜尋PDF的檔案選取來(可用Ctrl鍵來複選)。
再選擇工具列上的,轉為可搜尋的PDF檔→轉換選取的PDF。
轉換成為可搜尋PDF格式後的檔案,會在檔案的左下角顯示A,表示這個檔案,已經過文字辨識成為可搜尋PDF格式。

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跳出的視窗可以選擇,檔案是現在立刻執行轉換或在沒有使用電腦時做轉換。
做檔案轉換時,要需要用掉電腦資源,所以,你在做其他文書工做時會有卡卡的情形發生。

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軟體轉換完成時,會顯示已完成視窗,並告知是否成功轉換完成。
之後再按下確定。

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用S1500附贈的Adobe Acrobat標準版,開啟可搜尋PDF檔案時,不但可以用內文來搜尋,還可把內文複製後貼至其他任何應用程式。

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S1500隨機附贈市價約1萬元的Adobe Acrobat標準版(不是Reader是Writer),這軟體可以幫我們做什麼呢!?
刪除不需要的頁面、旋轉PDF檔案、合併多個PDF檔、檔案另存Word…等等功能。

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將所有的文件掃描成電子檔案後,就可以很輕鬆的將所有的檔案備份到光碟片裡,再也不用擔心重要的資訊因為紙本文件的風化,泛黃而遺失囉!!
除此之外,書櫃、桌面再也不會被雜亂的紙張給覆蓋的天昏地暗了!!
乾淨、簡單、清潔… 心情也會因此而明亮起來~

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除了用光碟片備份你的資料外,你還可以用時下最夯的雲端備份方式,來將您的檔案存放在雲端上,如此,不論你是在公司在家裡,出差或是在咖啡廳裡談生意,需要什麼資料,透過智慧型手機或平版或NOTEBOOK,只要輸入關鍵字隨時就可以找出您需要的那一筆資料。

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13 則回應給 用ScanSnap 一起數位化!!

  1. Mark Chang 說:

    請問..我用S300自炊的書..有時可轉可搜尋的PDF.有時會失敗..搞不清楚原因..是不是有其他的設定要注意..謝謝

  2. kee 說:

    請問:
    1. 電子書我習慣看圖片檔(開檔非常快),所以圖片檔對我來說是必要的,但有時也需要搜尋內文。我可以先掃描成圖片檔,再用影像軟體把頁面旁邊留白的地方裁切掉,可能還會稍微壓縮一下以降低檔案大小,然後日後有需要時,再將圖檔轉成可搜尋的pdf嗎?這樣會不會影響日後ocr辨識率?還是說掃成圖片後,必須未經處理直接轉pdf?謝謝。
    2. 平常需要如何保養,才能提高耗材(滾輪組)的壽命?
    3. 過保時的維修費有公定價目表嗎?延長保固的價格如何算?
    4. s1300和s1300i一樣嗎?現在還有送Acrobat標準版嗎?
    謝謝

    • yingying2006 說:

      1.如果圖片壓縮太過,會影響日後的文字辨識效果。最佳的文字辨識解析度為300dpi,檔案經過轉檔再壓縮通常品質會較差,對文字辨識效果會比較差。
      2.可定期使用不會起棉絮的布擦拭墊片滾輪等耗材,掃描時若影像出現線條,則利用酒精棉片擦拭正反兩面玻璃。
      3.過保的機器若出現問題,檢測費為800,再視換修的零件做另外報價。S1300i沒有提供延保服務,iX500兩年延保價格為2560。
      4.目前線上機種為S1300i(若您看到寫成S1300應該是手誤),送Acrabat標準版的活動到3月底,不過,活動為限時限量,所以,要買要快囉~

  3. kee 說:

    對個人用戶而言,iX500價位有點吃不消。請問過保後的檢測費,是零件報價後,不論有沒有放棄維修都固定要收的嗎?還是接受維修後不收檢測費?S1300大約10000,一年後檢測費就一次就去掉8%似乎有點太高了,也希望貴公司能有公開透明的維修零件價目表,尤其是這種只有一年保的產品,購買前必須仔細考慮過保後的成本,最好是低階產品也接受延伸保固。另外滾輪可以自行更換嗎?謝謝。

    • yingying2006 說:

      您好~您的意見我會向公司反應。
      機器使用若有任何問題,工程師會先電話做機器故障因了解及判斷,如果線沒辦法解決,過保固的機器若決定送修檢測時,不修的檢測費用為800,若要修則視拆換的零件做另外報價。
      S1300i的耗材(墊片及滾輪)皆可不用工具徒手自行更換,謝謝!!

  4. kee 說:

    我已email回函,麻煩檢查一下電子信箱。謝謝

  5. kee 說:

    我是在3/8(日)下午6:47,用yahoo信箱寄出的,如果沒收到的話,請詢問一下貴公司網管是否將yahoo信箱歸類為垃圾信。其實當天(星期日)中午我是先傳真,傳真機有接通,但是似乎沒有傳送成功,所以才改用email。

  6. kee 說:

    更正:是3/8(星期六)

  7. kee 說:

    您的意思是說要我把自己的姓名公布在這裡嗎?
    在這裡留言需要輸入email帳號,我就是用這個email帳號送回函的,應該不難查吧?我email回函中有註明,請貴單位收到回函後能回信通知我一聲,可是遲遲沒收到回覆。

  8. kee 說:

    您好,剛才家人通知我東西已經收到了,謝謝。不好意思打擾了。

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